Порядок взаимодействия ЦБ и ППО

Утверждено

 Советом ПРОФДОНЖЕЛ

прот. №2  от 06.06.2017 г.

  Порядок взаимодействия централизованной бухгалтерии Совета ПРОФДОНЖЕЛ с первичными профсоюзными организациями по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учёта и формирования бухгалтерской и налоговой отчётности  

1.     Общие положения 

1.1. Настоящий порядок определяет взаимодействие Совета Профсоюза работников  Донецкой железной дороги (далее – Совет ПРОФДОНЖЕЛ) и первичной профсоюзной организации (далее – ППО), имущество которой не выделено на отдельный баланс, централизованной по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, а также постановлениями Совета ПРОФДОНЖЕЛ.

1.2. Положения настоящего Порядка обязательны к применению в централизованной бухгалтерии (далее — ЦБ) и ППО.

1.3. ЦБ   несет   ответственность   за полноту, своевременность   и  достоверность в   регистрах   бухгалтерского   и   налогового   учета   осуществляемых операций, в соответствии с представленными ими первичными документами.

1.4. ППО и ЦБ оказывают друг другу содействие по всем вопросам, возникающим в процессе хозяйственной деятельности.

1.5. В ходе финансово-хозяйственной деятельности ППО, обладая   правом оперативного управления, использует приобретенное или переданное  ему решениями Совета ПРОФДОНЖЕЛ, его президиума имущество, числящееся на балансе Совета ПРОФДОНЖЕЛ  и закрепленное за ППО.

1.6. ППО обеспечивает и несет ответственность за качественное  оформление первичных учетных и иных документов, достоверность содержащейся в них информации, соблюдение сроков предоставления их в ЦБ  в соответствии с утвержденным документооборотом (Приложение № 1 к Порядку), а также за предоставление по запросам ЦБ первичных документов и информации, необходимой для ведения  бухгалтерского   и   налогового   учета   (формирования отчетности), и иных документов, согласование и подписание которых производится ЦБ.

1.7. Для постановки на централизованное бухгалтерское обслуживание ППО должна направить в Совет ПРОФДОНЖЕЛ решение первичной профсоюзной организации  о постановке  на профсоюзное и бухгалтерское обслуживание,  выписку из протокола профсоюзного собрания первичной профсоюзной организации  об избрании председателя ППО,  справку  хозяйственной организации об окладе  первого заместителя руководителя хозяйственного органа,  копию паспорта и идентификационного кода председателя ППО, смету доходов и расходов по профсоюзной организации на текущий год. 

2. Порядок взаимодействия при предоставлении отчетности. 

2.1. ЦБ ведет бухгалтерский и налоговый учет ППО, формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность.    Сформированную отчетность ЦБ представляет в налоговые органы.Внутренняя финансовая отчетность по каждой ППО (исполнение сметы профсоюзного бюджета) подписывается главным бухгалтером ЦБ и председателем ППО, после чего один экземпляр передается в ППО для утверждения на заседании профкома ППО.

2.2. ЦБ взаимодействует с представителями налоговых органов, государственных внебюджетных фондов, аудиторами, а также предоставляет в установленные сроки сведения, необходимые для аудита бухгалтерской и налоговой отчетности ППО.

2.3. ППО представляет в ЦБ:

—         плановый фонд заработной платы на предстоящий год работников организаций (хозяйствующего субъекта), в которой действует ППО, а также их филиалов и структурных подразделений — ежегодно до 15 декабря;

—         годовые плановые сметы профсоюзного бюджета — ежегодно до 20 декабря текущего года:   

—    смету доходов и расходов за счет членских профсоюзных взносов (Приложение № 4);

—         план-график проведений культурно-массовых, спортивных и физкультурно-оздоровительных мероприятий за счет целевых поступлений — ежегодно до 20 декабря текущего года (приложение № 7 к настоящему Порядку)

3. Порядок проведения инвентаризации                     

3.1. ЦБ информирует ППО о проведении инвентаризации в соответствии с   постановлением президиума Совета ПРОФДОНЖЕЛ.

3.2. ППО вместе с ревизионной комиссией участвует в проведении инвентаризации активов и обязательств ППО, числящихся на балансе, а также на за балансовых счетах.

3.3. В случаях обнаружения недостач материальных и иных ценностей по результатам инвентаризации ППО определяет виновных лиц, оформляет соответствующие первичные документы, представляет их в ЦБ не позднее дня, следующего за днем их оформления.Председатель ППО в соответствии с решением (распоряжением) Совета ПРОФДОНЖЕЛ принимает участие в проверке по установлению конкретных виновных в этом лиц, размера причиненного ими ущерба и причин его возникновения.

3.4. ЦБ при инвентаризации расчетов формирует акты сверки расчетов с контрагентами и передает их ППО не позднее дня, следующего за днем формирования актов.ППО осуществляет инвентаризацию расчетов с контрагентами на основании предоставленных актов сверки, вносит свои дополнения и замечания по согласованию с ЦБ и передает акты сверки расчетов контрагенту и Совету ПРОФДОНЖЕЛ. 

4. Вопросы взаимодействия при оформлении первичных документов бухгалтерского учета 

4.1. ППО формирует первичные документы бухгалтерского учета, необходимые для обеспечения хозяйственных операций (далее — первичные документы). Достоверность данных первичных документов подтверждается подписью председателя ППО. Председатель ППО несет ответственность за правильность определения всех необходимых реквизитов.

4.2. ППО обеспечивает прием-передачу ЦБ первичных документов, иных документов, устанавливающих права и обязанности участников хозяйственной деятельности ППО.ППО предоставляет в ЦБ названные документы на следующий день за днем их оформления. Если ППО и ЦБ территориально обособлены, то к учету и исполнению принимаются копии документов, переданные по факсу, электронной почте, с последующей заменой их на подлинные документы в течение 3 рабочих дней.В случае поступления в ЦБ по реестру первичных документов бухгалтерского учета, относящихся к прошлым отчетным периодам, данные таких документов подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде.

4.3. Прием-передача первичных документов между ППО и ЦБ осуществляется с приложением описи переданных документов (Приложение №2 к настоящему Порядку). Полученные документы регистрируются в Книге-реестре (Приложение №3 к настоящему Порядку). Акт приемки-передачи первичных документов удостоверяется подписями председателей ППО и ЦБ в описи.

4.4. Предоставление первичных документов с нарушением сроков, установленных настоящим порядком, осуществляется только при наличии на бланке первичного документа подписи председателя ППО.В случае, если нарушение сроков предоставления первичных документов составляет до двух дней, первичные документы принимаются к обработке в ЦБ после подписания таких документов главным бухгалтером ПРОФДОНЖЕЛ.

4.5. ЦБ осуществляет контроль за правильностью формирования первичных документов и прочих документов, предоставленных ППО.При обнаружении ошибок в оформлении первичных и иных документов, ЦБ возвращает документы ППО на доработку в течение 5 рабочих дней, следующих за днем их получения, с указанием причины возврата документов.

4.6. ППО несет ответственность за достоверность данных (количественных, стоимостных), отраженных в первичных документах, а также за правильность оформления бланков первичных документов.ЦБ несет ответственность исключительно за правильность оформления бланков первичных документов, полученных от ППО и принятых к учету. ЦБ не несет ответственность за искажение данных регистров бухгалтерского (налогового) учета, показателей бухгалтерской (налоговой) отчетности, в случае выявления факта недостоверности данных (количественных, стоимостных), отраженных в первичных документах, после принятия документов к учету. Правом подписания первичных документов наделены председатели ППО.

         4.7. Председатель ППО несёт ответственность за путёвки на оздоровление членам профсоюза, которые передаются по накладной ЦБ ППО через материально – ответственное лицо (председателя ППО) согласно заявке. Председатель ППО ведёт учет по каждой путёвке в Книге учёта путёвок, где отражается поступление путёвок и выдача. Выдача осуществляется по заявлению члена профсоюза и решению профкома, а также приказа о предоставлении отпуска (копия, заверенная хозяйственником), копиям паспорта, ИНН, свидетельства о рождении детей. Оплата за путёвку производится членом профсоюза перечислением через банк или по заявлению на удержание из заработной платы на предприятии. Копия заявления на удержание из заработной платы прилагается под пакет документов о выделении путёвки члену профсоюза.

 Председатель ППО по каждому заезду в оздоровительное учреждение составляет отчёт в ЦБ Совета ПРОФДОНЖЕЛ о поступивших и выданных путёвках (Приложение №6). Отчёт подписывается председателем профкома и заверяется печатью ППО. К нему подкладываются копии идентификационных номеров членов профсоюза, получивших путёвку. Срок 5 дней после окончания заезда.

4.8. ЦБ  на основании отчёта по путёвкам (приложение №6) отражает в бухгалтерских регистрах движение путёвок по ППО.

4.9. ЦБ несет ответственность за создание и последующее ведение архива первичных документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности ППО. 

5. Вопросы взаимодействия при выполнении обязательств, предусмотренных заключенными договорами со сторонними организациями 

5.1. Договорная работа в ППО осуществляется на основании доверенности Председателя ПРОФДОНЖЕЛ.Регистрация и хранение  договоров производится в ПРОФДОНЖЕЛ.

5.2. Председатель  ППО передает в ЦБ 1 экземпляр подлинника заключенного договора не позднее дня, следующего за днем его заключения (подписания сторонами).

5.3. ППО несет ответственность за соответствие цен на приобретаемые и реализуемые товары (работы, услуги), других условий договора требованиям законодательства.

5.4. При выставлении счетов контрагентами на оплату товаров (работ, услуг) ППО предоставляет их в ЦБ не позднее дня, следующего за днем их оформления.

5.5. ЦБ выдает доверенности председателю ППО на приемку(передачу) исполнения обязательств по заключенному  договору.ППО осуществляет приемку товаров (работ, услуг), проверяет соответствие фактически поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг) условиям договора, а также проверяет правильность оформления первичных документов, подтверждающих факт сдачи(приемки) товаров (работ, услуг). При этом председатель ППО, ответственный за приемку товаров (работ, услуг), подписывает первичные документы (если дано право по доверенности), предоставленные контрагентом и предоставляет их в ЦБ не позднее дня, следующего за днем их получения.

5.6. ЦБ осуществляет проверку правильности оформления первичных документов, предоставленных ППО и несет ответственность за полноту, своевременность, и достоверность  отражения в регистрах бухгалтерского и налогового учета хозяйственных операций, связанных расчетами со сторонними организациями.

 6. Вопросы взаимодействия в области осуществления хозяйственных операций, связанных с движением денежных средств.

 6.1. При осуществлении хозяйственных операций, связанных с движением денежных средств, ППО передает в ЦБ пакет документов к оплате (счет не позднее дня, следующего за днем его оформления, договора (при наличии), сметы, выписки из протокола с указанием источника направления средств профбюджета и другие документы).

ЦБ при наличии средств в ППО в обязательном порядке оформляет платежные банковские документы, прочие документы, подлежащие составлению при осуществлении платежей ППО, не позднее двух рабочих дней, следующих за днем предоставления счета. При этом на ППО возлагается обязанность по предоставлению в ЦБ запрашиваемых документов.

6.2. ЦБ осуществляет контроль за соблюдением ППО предельного размера расчетов наличными денежными средствами, а также порядком ведения кассовых операций вне зависимости от штатной принадлежности подотчетного лица.

ЦБ осуществляет хозяйственно-финансовую деятельность по безналичному расчёту.

6.3. ППО осуществляет проверку целевого расходования денежных средств и контроль за своевременностью предоставления документов в ЦБ, подтверждающих целевое использование средств.

ЦБ осуществляет проверку наличия оправдательных документов и правильности составления авансовых отчетов. Авансовый отчет утверждается председателем или заместителем председателя ПРОФДОНЖЕЛ  и подписывается главным бухгалтером ЦБ.

6.4. ППО несет ответственность за предоставление в ЦБ оформленных первичных документов бухгалтерского учета (счет-фактура, накладные, акты выполненных работ по авансовым отчётам и других), подтверждающих факт расходования денежных средств в сроки, указанные в п.4.2 данного Порядка.

6.5. На ЦБ возлагается ответственность за полноту, своевременность и достоверность отражения в регистрах бухгалтерского и налогового учета хозяйственных операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами.

Счета, чеки и другие денежно-платёжные документы принимаются к зачёту с предприятий, находящихся на территории Донецкой Народной Республики. К перечисленным документам в обязательном порядке предоставляются копии регистрационных документов юридических и физических лиц, находящихся на территории ДНР. 

  7. Вопросы взаимодействия в сфере оплаты труда и иных расчетов с председателями профсоюзных организаций, освобожденными от основной деятельности 

7.1. Президиум Совета ПРОФДОНЖЕЛ утверждает штатное расписание профсоюзных комитетов первичных организаций для осуществления организационного, правового, информационного, аналитического, материально-технического обеспечения деятельности выборных органов.

7.2. Председатель ППО, освобожденный от основной деятельности, оформляет табель учета рабочего времени по утвержденной форме один раз в месяц и предоставляет его в ЦБ не позднее чем за 3 рабочих дня до конца расчётного месяца. Табель утверждается председателем ПРОФДОНЖЕЛ.  Одновременно с табелем учета рабочего времени в ЦБ Совета ПРОФДОНЖЕЛ предоставляются:

— при направлении председателя ППО в командировку — распоряжение (приказ) о направлении работника в командировку;

— при оказании материальной помощи к отпуску в срок не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска – распоряжение Совета ПРОФДОНЖЕЛ об оказании материальной помощи;

— при болезни председателя ППО — листок нетрудоспособности;

— другие  документы, оформленные надлежащим образом, подтверждающие отсутствие на работе по уважительным причинам (справки лечебных заведений, повестки о вызове в военкомат, судебные и правоохранительные органы и т.д.).

7.3. Первичные документы, необходимые для осуществления расчетов по оплате труда и иных расчетов с персоналом, передаются в ЦБ Совета ПРОФДОНЖЕЛ не позднее дня, следующего за днем их составления.

7.4. Ответственность за своевременность предоставления в ЦБ, правильность и достоверность ведения табеля учета рабочего времени, документов, приложенных к нему, и иных первичных документов возлагается на председателей ППО.

7.5. ЦБ  несёт ответственность за подготовку документов для  оформления банковских пластиковых карточек и сроков их действия, для получения заработной платы и других выплат.

7.6. ЦБ Совета ПРОФДОНЖЕЛ осуществляет начисление заработной платы и прочих выплат, ведение лицевых счетов председателям ППО.

7.7. ЦБ направляет расчёты  о заработной плате освобождённых председателей  ППО в хозяйственные органы для возмещения надбавки за выслугу лет,  премий и других выплат, предусмотренных коллективным договором не позднее 10 числа следующего за месяцем, в котором была выплачена заработная плата.   

7.8. Председатель ППО несет ответственность и ежемесячно контролирует поступление до конца текущего месяца денежных средств из организации, в которой она действует, на возмещение расходов по заработной плате председателя ППО в соответствии с коллективным договором и соглашениями.Для своевременной выплаты заработной платы председателям  ППО, находящихся на централизованном бухгалтерском обслуживании, по каждой ППО в ЦБ Совета ПРОФДОНЖЕЛ резервируются денежные средства за счет членских профсоюзных взносов и целевых поступлений по коллективному договору на уровне начисленной заработной платы за предыдущий месяц.  

8. Взаимодействие в процессе осуществления внутрихозяйственной деятельности 

8.1. ЦБ на основании авизо и первичных документов, представленных ППО, проводит сверку расчётов между сторонами внутрихозяйственных расчётов, составляет акты сверки, определяет суммы и причины расхождения данных, устраняет выявленные причины расхождения.  

9. Отчёт доходов и расходов первичной профсоюзной организации

9.1. Профком на своём заседании утверждает исполнение профсоюзного бюджета за полугодие и год согласно отчёту ЦБ по полученным доходам и произведенным расходам ППО (Приложение №5).

   

Комментарии закрыты